Hallituksen järjestäytymiskokous 2012

Aika: 29.2.2012

Paikka: Kerhohuone, Mannerheimintie 5B, Helsinki

Läsnä:

• Topias Heinonen, puheenjohtaja
• Heidi Makkonen, varapuheenjohtaja
• Kristian Pulkkinen, sihteeri
• Toni-Petri Tiilikainen, rahastonhoitaja
• Kimmo Kenttälä, ohjelmavastaava
• Lauri Pellinen, animevastaava
• Petri Uuttu, kirjastonhoitaja
• Tilli Lahtinen, kertsivastaava
• Jari Helenius

Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 18.20

Hallituksen ja toimihenkilöiden tehtävien jaot

Toimihenkilöt

Kirjastonhoitajan tehtäviin kuuluu puolivuosittainen kirjaston inventaarion järjestäminen, hyllyjen siistinä pitäminen, palautuksien hoitaminen ja uusien lahjoitusten vastaanottaminen.

Kertsivastaavan tehtäviin kuuluu kerhohuoneen siivouslistasta huolehtiminen ja siivoajille ilmoittaminen, kerhohuoneen yleisen siisteyden ylläpito kerhoillan alkaessa ja loppuessa, kaapin ajoittainen järjestäminen.

Hallitus

Rahastonhoitajan tehtävänä on katsoa, ettei järjestön rahoja käytetä mihin hallitus ei ole antanut lupaa, kuittien järjestäminen ja tilin kirjanpito. Kun tulee ajankohtaiseksi, on vastuussa pankkien kilpailuttamisesta.

Ohjelmavastaava on vastuussa teemailtojen ohjelman järjestämisestä, hoitaa ohjelmakartan nettiin, ohjelmasta tiedottaminen. Pyrkii tiedottamaan jäseniä ohjelmasta säännöllisien tapaamisten yhteydessä edellisenä sunnuntaina ja muissa tilanteissa vähintään viikkoa ennen.

Varapuheenjohtaja tukee puheenjohtajaa yhdistyksen johtamisessa, ottaa vastaan uudet jäsenet yhdessä puheenjohtajan kanssa.

Animevastaavan tehtävä on järjestää animekertsit parittomien viikkojen keskiviikkona ja tiedottaa jäseniä viimeistään edeltävänä sunnuntaina. Järjestää myös uusien sarjojen illat. Huolehtii erillisten kokoustilojen ynnä muiden varaamisesta.

Sihteerin tehtävä on huolehtia järjestöbyrokratiasta, Yamawikistä, sähköpostilistoista, jäsenrekisteristä, Google-kalenterista, TAHLO-järjestelmän täyttämisestä.

Puheenjohtaja johtaa järjestöä, valvoo hallituksen ja toimihenkilöiden töitä, edustaa järjestöä ulkopuolisille tahoille, ottaa uudet jäsenet vastaan yhdessä varapuheenjohtajan kanssa.

Avaimien jakaminen

Kerhohuoneen avaimet jaettiin seuraavasti:

• Kristian Pulkkinen
• Petri Uuttu
• Topias Heinonen
• Lauri Pellinen
• Saara Akkanen
• Heidi Makkonen
• Kimmo Kenttälä
• Tilli Lahtinen

Toimintasuunnitelma

• oman conin järjestäminen
• mahjong-turnaus
• allnightereita
• kesätoimintaa
• saunailtoja
• animejärjestöjen tapaaminen
• videopelitapahtuma ULTRA:n pitäminen
• ravintola-excuja

Budjetti

Varainhankintaa:

• teetetään t-paitoja ja myydään jäsenille
• myydään kangasmerkkejä yliopiston avajaiskarnevaaleilla ja jäsenille muilla aikoina

Muut esille tulevat asiat

Puheenjohtaja hoitaa tänään viimeiset dokumentit TAHLO-järjestelmään.

Uudet sähköpostilistat toimintakuntoon ennen yhdistyksen rekisteröintiä:

• info@yama.fi
• hallitus@yama.fi

Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.22